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Siete claves para optimizar mejor el tiempo en el trabajo

Incorporar pequeños cambios en la rutina ayuda a optimizar el tiempo y alivianar la carga y el estrés.

Ya sea en la oficina presencial o a distancia, lo cierto es que existe un agotamiento general por parte de los colaboradores, quienes muchas veces sienten que las horas no alcanzan para realizar todas las tareas designadas. Sin embargo, incorporando pequeños cambios de hábitos o, incluso, dando un vuelco en la agenda se pueden optimizar mejor los tiempos y así alivianar la carga y el estrés que esto genera.

La primera clave para organizar mejor el tiempo es, aunque suene obvio, hacer una lista en papel u on line de todos los pendientes o tareas a realizar. Como dijo David Allen, autor de Getting Things Done, en una entrevista para INC.com: “Tu cabeza es una malísima oficina. (…) Tu cerebro no fue diseñado para recordar y recordarte. Esa no es su función y la mayoría de las personas aún lo usan para eso, cuando eso no funciona”.

Es por este motivo que Paola Veloso, sales manager Chile en Visma Latinoamérica, entrega diversas recomendaciones con el objetivo de contribuir a que los trabadores puedan administrar mejor su tiempo, y así llevar de manera más ordenada el día a día laboral.

1-Escribe una lista de tareas y establece tres intenciones por día. Es importante sacar todos esos pendientes de la cabeza y anotarlos para alcanzar ese objetivo final. Esto te mantendrá enfocado en las tareas propuestas y concentrará el foco en tres ejes clave por día, sin distracciones que puedan afectar tus metas. En la medida que las realices, puedes ir agregando o adelantando otra, lo que ayudará a organizar mejor tu tiempo.  Puedes también establecer un tiempo determinado máximo para llevar a cabo cada pendiente.

2-Reconoce cuál es tu horario productivo. Muchas personas durante la mañana suelen avanzar mejor, ya que un buen dormir y el inicio de un nuevo día los motiva más. Sin embargo, otros suelen ir avanzando mejor durante el transcurso de la tarde. Lo importante es saber qué parte del día es la mejor, con el objetivo de destinar las tareas más demandantes o pesadas en ese horario.

3-Limita el mail y minimiza el celular! Si bien algunas distracciones son inevitables, otras pueden esperar y esto está directamente relacionado con aquellas que son innecesarias y que pueden desviar el foco de atención y minimizar la productividad. Es importante aprender a manejar mejor el tiempo y esto quiere decir que si no es necesario abrir el correo o estar pendiente, no hacerlo. Esto, a menos que estés esperando algún crucial y que no puede esperar. Lo mejor, es que al finalizar cada tarea lo revises, pero no ingresar a revisarlo entre cada una de ellas.

4-Toma breaks estratégicos. Podrías pensar que estás ahorrando tiempo al trabajar de corrido, pero en realidad tu mente empieza a perder foco y concentración pasados 90 minutos. Por eso, incluir breves pausas entre tareas servirá para refrescar tu mente y recargarte. 

5-Delega. Es más común de lo que uno cree que los trabajadores no quieran dejar el control de sus labores a otras personas, ya que muchas veces sienten que solo ellos las pueden realizar correctamente Sin embargo, un trabajo en equipo es siempre fundamental, más aun si existe una comunicación constante, donde se puedan ir canalizando dudas, objetivos y se entregue la ayuda necesaria para llevar a cabo las tareas.

6-Aprende a decir NO. “Me encantaría, suena muy interesante, pero ahora no puedo” o “tal vez en otra ocasión”. Es fundamental practicar los “no”, para que cuando llegue el momento de usarlos, sea un poco más sencillo poner límites. Decir ‘no’, ya sea al no aceptar nuevos compromisos o eliminar compromisos que ya tienes, es una herramienta de organización sumamente poderosa.

7-Deja tiempo para ti. Cada día, por al menos un par de horas, es importante dedicar un tiempo para descansar, relajarse, tomar un receso del trabajo y enfocar cuerpo y mente en tu bienestar. Tu cuerpo lo va a apreciar y estarás más recargado para empezar de vuelta.

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